Marketing por correo electrónico compatible con hipaa para profesionales de la salud

El marketing por correo electrónico compatible con HIPAA es un tema complejo. Muchas herramientas de marketing por correo electrónico no cumplen con la HIPAA, por lo que no se pueden utilizar para comercializar a los pacientes. Para proporcionar a las organizaciones de atención médica orientación sobre la elección de la herramienta de marketing por correo electrónico adecuada, se analiza el marketing por correo electrónico compatible con HIPAA.

Normas del marketing por correo electrónico compatible con HIPAA

El marketing por correo electrónico le permite ponerse en contacto con varios pacientes a la vez para promocionar sus servicios. Esto puede incluir un boletín informativo, un correo electrónico masivo sobre un nuevo producto o cambios en sus servicios. Sin embargo, al enviar correos electrónicos a los pacientes, debe asegurarse de que sus comunicaciones cumplan con la HIPAA. El marketing por correo electrónico compatible con HIPAA exige que las organizaciones de atención médica consideren lo siguiente:

Autorización del paciente para recibir correos electrónicos

Antes de enviar correos electrónicos a los pacientes por cualquier motivo, debe obtener su consentimiento para comunicarse con ellos de esta manera. Por lo tanto, se recomienda que los proveedores hagan que los pacientes firmen formularios de consentimiento de correo electrónico al convertirse en pacientes. Sin embargo, para el marketing por correo electrónico compatible con HIPAA, los pacientes deben consentir explícitamente recibir comunicaciones de marketing por correo electrónico, lo que puede incluirse como una cláusula en el formulario de consentimiento de correo electrónico. Además, los pacientes deben tener la capacidad de optar por no recibir correos electrónicos de marketing (incluso si consienten recibir otras formas de comunicación por correo electrónico) y darse de baja si ya no desean recibir correos electrónicos de marketing. Esto le permitirá enviar recordatorios de citas para pacientes, boletines informativos y otra información promocional.

¿Qué correo electrónico cumple con la HIPAA?

La primera regla para ganarse la confianza de sus clientes es mantener segura su información médica privada.

Pero, ¿qué tan seguro es enviar información del cliente utilizando una cuenta de Gmail normal? ¿O incluso… por fax?

La verdad es que la mayoría de los profesionales ni siquiera son conscientes de que tienen brechas de seguridad en la comunicación con sus clientes. La mayoría del software de EHR no ofrece correo electrónico seguro, y los proveedores de correo electrónico genéricos (¡los estamos mirando a ustedes, Gmail y Outlook!) no cumplen con las normas de forma predeterminada.

Como resultado, la comunicación con el cliente puede quedar expuesta y su práctica podría correr el riesgo de infringir la HIPAA.

La buena noticia es que invertir en el proveedor de correo electrónico compatible con HIPAA adecuado puede hacer que sus comunicaciones sean seguras y mantener la confianza de sus clientes.

Esta tutorial analizará qué proveedores de correo electrónico ofrecen las mejores funciones y seguridad para las prácticas pequeñas sin exceder su presupuesto.

Opciones principales para el correo electrónico compatible con HIPAA

De todos los diferentes proveedores de correo electrónico del mercado, solo unos pocos cumplen con la HIPAA de forma predeterminada.

Los profesionales suelen elegir una de tres opciones: un servicio de correo electrónico genérico como Gmail, una herramienta de cifrado complementaria o un proveedor de correo electrónico dedicado compatible con HIPAA como Hushmail. Su elección dependerá de las necesidades, el presupuesto y el nivel de experiencia técnica de su práctica.

Sin embargo, decidir qué opción elegir es un campo minado. A menos que elija un proveedor de correo electrónico dedicado compatible con HIPAA, prepárese para unir (y pagar) diferentes elementos para mantenerse conforme.

Por qué el software EHR/EMR puede dejar un vacío en la comunicación con el cliente

Muchas prácticas confían en el software de registro electrónico de salud (EHR) para mantener segura la información del cliente.

Si bien estas plataformas almacenan registros médicos y tienen funciones de mensajería seguras, la mayoría no puede enviar un correo electrónico simple. Los EHR funcionan si se envía un mensaje a un cliente existente, pero enviar un correo electrónico a un nuevo cliente o una organización externa puede dejar lagunas en su seguridad.

Esto significa que existen algunos defectos enormes si confía en este software como su única herramienta para la comunicación con el cliente.

Si un cliente potencial llena un formulario en su sitio web o se comunica con usted por correo electrónico, estos mensajes ocurrirán fuera del software EHR y (muy probablemente) no serán seguros. La mayoría de las herramientas EHR no pueden enviar correos electrónicos de forma segura a organizaciones externas, como organizaciones de atención médica administrada, y confían en la mensajería segura. Y si cambia al correo electrónico para enviar información externamente, puede exponer la información de salud protegida (PHI) de su cliente si su bandeja de entrada no cumple con la HIPAA.

¿Qué es la información de salud protegida (PHI)?

La PHI es información que se relaciona con:

• El estado físico o mental pasado, presente o futuro de una persona
• La prestación de atención médica a una persona
• El pago de la atención médica de una persona

Las plataformas EHR tienen algunos beneficios, pero al final del día, el correo electrónico ofrece más flexibilidad, facilita la comunicación con todos y facilita el inicio de la relación médico-paciente con buen pie.

Entonces, ¿cuáles son sus opciones si desea cumplir con la HIPAA? 🤔

Analicemos un poco más a fondo los servicios de correo electrónico genéricos, los complementos y los proveedores de correo electrónico dedicados compatibles con HIPAA.

Los mejores proveedores de correo electrónico compatibles con HIPAA para prácticas pequeñas

Opción 1: Servicios de correo electrónico genéricos

La mayoría de los profesionales pensarán en una herramienta como Gmail o Outlook para comenzar con el correo electrónico del cliente.

Es fácil ver por qué. Muchos de nosotros ya usamos Gmail o Outlook para correos electrónicos personales, entonces, ¿por qué no para la comunicación con el cliente también?

Hay algunas ventajas. No es necesario aprender a usar Gmail, y si ya usa Google Drive o Calendar, es fácil integrarlos.

Pero también hay desventajas en confiar en un servicio de correo electrónico genérico como Gmail o Outlook con información confidencial.

Para empezar, estas herramientas no cumplen con la HIPAA de forma predeterminada. Para que un servicio como Gmail cumpla con la HIPAA, debe actualizarse a un plan de pago (y saltar muchos obstáculos).

Desafortunadamente, incluso después de actualizarse a un plan de pago, es posible que aún necesite comprar una cosa más… el cifrado.

¿Qué es el cifrado?

El cifrado es un método utilizado para hacer que la información sea ilegible para cualquier persona que no sea el destinatario previsto. Las computadoras hacen esto al descifrar la información en un código secreto, mientras que solo le dicen al destinatario cómo decodificarlo. Esto significa que, si alguien más obtiene la información mientras está cifrada, no tendrá sentido para ellos.

Estrictamente hablando, la HIPAA no exige el cifrado en todas las circunstancias.

Sin embargo, la HIPAA lo considera un requisito “abordable”, lo que en términos sencillos significa:

• Si es razonable utilizar el cifrado, debe hacerlo o documentar cuidadosamente por qué no lo ha hecho.
• Debe considerar los riesgos de no utilizar el cifrado y cómo equilibraría esos riesgos de otra manera.

Esta es la razón por la que casi todos los profesionales de la salud concluyen que necesitan cifrado de correo electrónico.

Tenga en cuenta que no gestionar los riesgos y proteger la información de salud protegida es una violación de la HIPAA.

Analicemos más de cerca algunas opciones generales de correo electrónico 👇

Herramienta n.º Versión de pago de Gmail (Google Workspace)

Gmail no cumple con la HIPAA, pero con algunos cambios, puede hacer que la comunicación con el cliente sea más segura.

Desafortunadamente, Gmail no siempre cifra los correos electrónicos mientras se desplazan desde su bandeja de entrada a la de su cliente. Y una vez que su cliente recibe el correo electrónico, no hay garantía de que esté cifrado a menos que también use Gmail.

Puede hacer que Gmail cumpla con la HIPAA, pero:

• Debe pagar el plan empresarial de Google y firmar un BAA.
• Por lo general, se necesita un complemento de cifrado de terceros para ayudar a proteger los correos electrónicos.
• La configuración no será fácil (¡solo consulte el manual de instrucciones de 27 páginas de Google sobre cómo cumplir!).

Sin embargo, una vez que esté en funcionamiento, tiene algunas funciones adicionales para mantener seguros los correos electrónicos, como la capacidad de gestionar y restringir el acceso a diferentes empleados. En las grandes organizaciones de atención médica con mucho personal, estas funciones pueden ser útiles, pero para las prácticas pequeñas, no son realmente necesarias.

Ventajas

• Curva de aprendizaje mínima si ya es usuario de Gmail.
• Fácil integración con otras aplicaciones de Google Workspace.

Desventajas

• Está diseñado para todos, por lo que las funciones son generales y no específicamente para profesionales.
• Algunas de las aplicaciones de Google Workspace, como Google Contacts, no cumplen con la HIPAA. Como Google mantiene todo integrado, los datos pueden compartirse accidentalmente entre diferentes aplicaciones, poniendo en riesgo su cumplimiento con la HIPAA.
• Hacer que Google Workspace cumpla con la HIPAA puede ser complejo y llevar mucho tiempo.

💰 Precios

El plan de Google Workspace más económico comienza en $20/usuario/mes cuando se factura mensualmente (o $6/usuario/mes cuando se paga anualmente). Pero para garantizar que cada correo electrónico sea seguro, probablemente querrá agregar un servicio de cifrado dedicado; aquí es cuando el precio mensual se dispara.

Herramienta n.º GoDaddy

Millones de personas utilizan GoDaddy para comprar y gestionar sus sitios web.

Pero también ofrece correo electrónico compatible con HIPAA que se puede configurar rápidamente para comenzar a comunicarse con los clientes. Gracias a su plan compatible con HIPAA, puede comprar un paquete GoDaddy y Microsoft 365 que cifra los correos electrónicos y también incluye un BAA.

Ventajas

• Fácil acceso y configuración si compra otros servicios de GoDaddy.
• Asegura automáticamente cualquier correo electrónico externo que envíe si agrega [Cifrar] a la línea de asunto.

Desventajas

• No está especialmente diseñado para la atención médica.
• GoDaddy es una herramienta costosa para lo que hace, particularmente porque solo el plan más caro incluye el archivo requerido y el cifrado adicional para el cumplimiento de HIPAA.

💰 Precios

GoDaddy ofrece un gran descuento en su primer año, pero incluso a este precio, resulta ser una opción muy costosa para una pequeña práctica de atención médica.

Herramienta n.º Versión de pago de Outlook (Microsoft 365)

Microsoft Outlook puede cumplir con la HIPAA, si lo configura correctamente.

Requiere mucho trabajo y debe actualizarse a la versión de pago. Microsoft ha creado una tutorial (realmente técnica) para ayudarlo con este proceso, pero no es para los débiles de corazón.

Configurar esto hace que su bandeja de entrada de Microsoft cumpla con la HIPAA. Sin embargo, existen algunas prácticas que Microsoft recomienda para mantenerse cubierto por su BAA, como configurar la autenticación de dos factores (2FA) y el cifrado de correo electrónico.

Microsoft ofrece una prueba gratuita de su cuenta de pago para que pueda realizar una prueba de 30 días y ver si es adecuada. Pero para los profesionales que buscan un proveedor de correo electrónico compatible con HIPAA, existen otras herramientas más adecuadas que Microsoft 36

Ventajas

• Fácil de usar para los clientes existentes de Microsoft.
• Se integra con aplicaciones populares de Microsoft como Word, Excel y Powerpoint.

Desventajas

• Es caro y no está especialmente diseñado para prácticas de atención médica.
• Si no desea utilizar la dirección de correo electrónico predeterminada de Microsoft, debe comprar un dominio (más sobre esto más adelante…)

💰 Precios

Microsoft 365 tiene planes más baratos, como Business Basic y Business Standard, pero no tienen todas las funciones necesarias para respaldar su cumplimiento de HIPAA, como el cifrado, un archivo y un BAA. Para desbloquearlos, debe pagar el plan Business Premium, que comienza en la asombrosa cifra de $22/usuario/mes (¡con un compromiso anual!).

Opción 2: Servicios complementarios para Gmail y Outlook

Como explicamos anteriormente, incluso si su práctica ha invertido en un servicio de correo electrónico de pago como Google Workspace o Microsoft 365, es posible que aún le falte una función importante que ayude a respaldar su cumplimiento de HIPAA: el cifrado.

Los proveedores de correo electrónico no siempre cifran los correos electrónicos cuando se mueven de su bandeja de entrada a la de su cliente o cuando están en su bandeja de entrada. Esta es la razón por la que la mayoría de los profesionales concluyen que deben comprar un servicio de cifrado complementario para estar seguros. Asegúrese de analizar los números y decidir si agregar uno a Gmail o Outlook es la mejor opción para su presupuesto y si cumple con todos los requisitos para mantenerlo conforme con la HIPAA.

Aquí hay dos complementos 👇

Herramienta n.º Virtru

Virtru puede convertir una bandeja de entrada de Google Workplace o Microsoft 365 en un lugar seguro para enviar correos electrónicos a los clientes.

Gracias al cifrado, Virtru llena los vacíos que dejan Google Workspace y Microsoft 365 para ayudarlo a cumplir con la HIPAA. Simplemente mire su configuración para obtener más control sobre los mensajes con los clientes. Si les envía información privada, puede configurar el correo electrónico para que “expire” después de una hora o fecha determinada. También existe la opción de revocar inmediatamente el acceso al contenido del correo electrónico, por ejemplo, si envía información a la persona equivocada o incluye ciertos detalles médicos por error.

Entonces, ¿cuál es el problema? Es simple: ¿ha visto esa etiqueta de precio? 😳

Ventajas

• Asegura su Google Workspace, desde Google Drive hasta Hojas de cálculo y Diapositivas, para mantener la información segura.
• Cifra los archivos y los archivos adjuntos que envía a los clientes.

Desventajas

• Algunos usuarios dicen que tienen dificultades para adjuntar archivos.
• El sitio web de Virtru es técnico y está lleno de acrónimos (HSM, DLP, SIEM, CJAS, ITAR, ¿alguna idea de qué son?).
• Incluso si ya está familiarizado con Gmail, aún debe aprender a usar este software de cifrado con él.
• Está orientado a grandes organizaciones de atención médica, no a prácticas pequeñas.

💰 Precios

Aunque Virtru es una herramienta popular para proteger las bandejas de entrada de Google Workspace y Microsoft 365, no es una buena opción para las prácticas pequeñas y los profesionales autónomos.

El plan más económico cuesta $119/mes para cinco usuarios, y debe pagar por un año por adelantado. Incluso si es un profesional autónomo, aún debe pagar el plan para cinco usuarios; no hay forma de reducir el costo. Agregue el costo adicional de Google Workspace o Microsoft 365, y fácilmente estará buscando $1220/mes solo para enviar correos electrónicos seguros a los clientes.

Herramienta n.º Paubox

Paubox es otro complemento de cifrado creado específicamente para Google Workspace y Microsoft 36

Tiene muchas funciones de seguridad, incluido el cifrado, y cumple con la HIPAA de forma predeterminada, sin ningún ajuste. Pero a diferencia de otras opciones de nuestra lista, ya debe tener un dominio configurado para usar Paubox.

¿Qué es un dominio? El dominio es la parte de su dirección de correo electrónico después del símbolo @. Imagine que es un trabajador social que utiliza el sitio web: watsonsocialwork.com. Si posee el dominio, puede crear una dirección de correo electrónico de aspecto profesional y aumentar la confianza con los clientes. Entonces, en lugar de [email protected], podría ser [email protected]. La desventaja de tener un dominio personalizado es pagar unos pocos dólares adicionales por él cada año. Sin embargo, si está con Hushmail, puede utilizar dominios como @therapysecure.com, @counselingmail.com y algunos otros de forma gratuita.

La capa adicional de seguridad de Paubox le costará, mucho.

Ventajas

• Es una herramienta de cifrado de “configurar y olvidar”. Una vez que esté en funcionamiento, mantiene la PHI segura.
• Paubox es más barato que otros complementos como Virtru si tiene cinco usuarios.

Desventajas

• Algunos usuarios dicen que la configuración es complicada y que necesitaron ayuda para que funcione con su proveedor de correo electrónico existente.
• La única opción es pagar por un mínimo de cinco usuarios, lo que es innecesario para algunas prácticas pequeñas.

💰 Precios

Al igual que Virtru, Paubox no es barato. El plan básico cuesta $38/mes para hasta cinco usuarios, pero una vez más, debe pagar esta tarifa incluso si solo una o dos personas en su práctica necesitan correo electrónico.

Un profesional autónomo pagará al menos $420/mes si usa Google Workspace + Paubox o $60/mes para Microsoft 365 + Paubox. Tenga en cuenta que estos precios son solo con el paquete básico de Paubox.

Si no desea la molestia de las bandejas de entrada de correo electrónico genéricas y los complementos costosos, existen proveedores de correo electrónico compatibles con HIPAA creados específicamente para profesionales de la salud para mantener segura la comunicación con los clientes 👇

Opción 3: Proveedores de correo electrónico dedicados compatibles con HIPAA

Los proveedores de correo electrónico dedicados compatibles con HIPAA son la opción más fácil para proteger la comunicación con el cliente.

Estos proveedores permiten a los profesionales enviar mensajes a los clientes y enviar PHI de forma segura a facturadores médicos, aseguradoras y otros profesionales. De todas las opciones de nuestra lista, creemos que los proveedores de correo electrónico dedicados compatibles con HIPAA son los más fáciles de configurar y los más fáciles de usar para una pequeña práctica de atención médica.

Aquí están las mejores opciones para una herramienta de correo electrónico dedicada compatible con HIPAA 👇

Herramienta n.º Hushmail: La mejor opción para pequeñas prácticas de atención médica

Hushmail es un proveedor de correo electrónico compatible con HIPAA creado específicamente para profesionales de la salud. Es la opción más asequible para los profesionales que desean un proveedor de correo electrónico compatible con HIPAA pero que no quieren pagar complementos y unir varias herramientas para mantener seguros los correos electrónicos de los clientes.

La solución integral tiene funciones como correo electrónico cifrado y formularios seguros creados para profesionales de la salud. Hushmail puede asegurar cada mensaje, así como la información en los formularios de su práctica, como su formulario de admisión o su formulario de contacto en su perfil de Psychology Today.

También incluye requisitos de HIPAA como un Acuerdo de asociado comercial (BAA) y archivo de correo electrónico de forma predeterminada. ¡Finalmente, también ofrece atención al cliente práctica, que incluye configuración, incorporación y asistencia continua por teléfono, correo electrónico y chat!

Hushmail: Las mejores funciones para prácticas pequeñas

• No es una solución de bricolaje. Hushmail es una plataforma integral para asegurar completamente la comunicación con el cliente.
• Está diseñado para la atención médica: totalmente compatible con HIPAA con BAA, cifrado y archivo de correo electrónico.
• Funciones adicionales, como plantillas de formularios de atención médica que protegen desde la primera vez que un cliente se pone en contacto.
• Las prácticas pueden enviar archivos de forma segura a organizaciones externas, como aseguradoras y facturadoras.

💰 Precios

Hushmail ha mantenido su precio simple.

Los planes comienzan en $199/mes para profesionales autónomos. Si necesita más cuentas de correo electrónico, los planes para prácticas pequeñas comienzan en $299/mes, ¡una de las opciones más asequibles de nuestra lista para profesionales autónomos y prácticas pequeñas!

Herramienta n.º Aspida

El punto de venta de Aspida es que la herramienta “elimina el dolor de cabeza de la HIPAA”.

Cumple con todos los requisitos recomendados para el cumplimiento de HIPAA, como un BAA y correo electrónico cifrado. También se integra con muchas plataformas que los profesionales ya pueden estar utilizando, como Microsoft Outlook, Google Apps for Business y Apple Mail.

El problema es que la interfaz parece que fue creada para un ingeniero de software o programador. Agregue la jerga técnica en todo el sitio web de Aspida, y no es la mejor opción para los profesionales modernos que desean concentrarse en sus clientes, no en un manual de software.

Ventajas

• Se integra con varios EHR dentales.

Desventajas

• Solo puede usar su nombre de dominio en la dirección de correo electrónico si paga el plan Aspida Mail +, que comienza en $15/mes por una sola dirección de correo electrónico.
• La incorporación y la capacitación son bastante deficientes. Para aprender a usar la plataforma, solo tiene acceso a la documentación.

💰 Precios

Aspida Mail comienza en $10/mes por el paquete básico de la plataforma. Esto incluye una dirección de correo electrónico @aspidamail.net. El plan Aspida Mail + le permite usar su propio dominio de correo electrónico, pero comienza en $15/mes y $10 por cada dirección adicional.

Qué buscar en un servicio de correo electrónico compatible con HIPAA

Elegir el servicio de correo electrónico compatible con HIPAA adecuado es complicado.

Debe elegir una herramienta que cubra todo lo requerido por la HIPAA. Pero también es importante que el proveedor de correo electrónico sea asequible y fácil de usar. La mayoría de los proveedores de correo electrónico fallan al menos una de estas pruebas porque son demasiado complejos o no protegen completamente los datos del cliente sin complementos costosos, como puede ver en nuestro desglose 👇

Comparación de 7 proveedores de correo electrónico compatibles con HIPAA

(última actualización: abril de 2024)

Nuestro consejo:

Asegúrese de hacer su tarea sobre lo que promete cada proveedor de correo electrónico antes de pagar un plan. Para asegurarse de que la herramienta cumple con todos los requisitos para usted, haga preguntas como:

• ¿Es un proveedor de correo electrónico genérico o está creado para profesionales de la salud?
• ¿Ofrece funciones para ayudar a respaldar su cumplimiento de HIPAA, como cifrado, un archivo y un BAA?
• ¿Llena los vacíos de seguridad básicos, como la admisión del cliente, con formularios seguros?
• ¿Ofrece una prueba gratuita para que su práctica pueda probarla antes de registrarse? ¿O ofrecen una garantía de devolución de dinero si no es adecuada?

Para facilitar su decisión, hemos creado una lista de verificación simple que puede utilizar para guiarlo sobre qué proveedor de correo electrónico es el más adecuado para su práctica.

Cómo enviar un archivo adjunto en un correo electrónico que cumpla con la HIPAA

Asegúrese de tener cifrado de extremo a extremo para el correo electrónico. Para que su correo electrónico cumpla con la HIPAA, debe asegurarse de contar con cifrado de extremo a extremo, que cifra tanto los mensajes en tránsito como los mensajes almacenados. Los controles de cifrado garantizan que solo el destinatario previsto y el personal autorizado puedan acceder a los mensajes.

Mailchimp cumple con la HIPAA

Mailchimp no cumple con la HIPAA porque el proveedor de servicios de correo electrónico no puede proporcionar las garantías satisfactorias requeridas de que protegerá adecuadamente la Información de Salud Protegida (PHI), lo que prohíbe a las entidades cubiertas y a los socios comerciales celebrar un Acuerdo de socio comercial y divulgar PHI…

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